التخطي إلى المحتوى

ما هي مهام مدير المكتب عبر muhtwa.com, قد يجهل الكثير أهمية منصب مدير أو مديرة المكتب ويعتبرونه أحد المناصب الشكلية والغير أساسية في المؤسسة أو الشركة، ولكن هذا الأمر غير صحيح حيث يختص مدير المكتب بأداء الكثير من الأعمال الهامة التي ترتبط بخطط الإنتاج والتنمية كما يساعد في تنظيم المواعيد وينوب المدير في الكثير من المهام التنظيمية والتشغيلية، وفيما يلي سوف نستعرض لكم مهام مدير المكتب.

مدير المكتب

  • مدير المكتب هو الشخص الذي يمثل المسؤول الأعلى في المؤسسة وينوب عنه في الكثير من الأعمال.
  • يشترط في مدير المكتب أن يكون على دراية وعلم واسع بكافة الأعمال التي تتم داخل أقسام المؤسسة وأن يكون لديه اجابة على كل سؤال يوجه إليه.
  • مدير المكتب يكون بمثابة البوصلة المحركة للأعمال لذلك يجب أن يكون لديه من الخبرة الكافية ما يساعده على القيام بهذا الدور.
  • يضمن مدير المكتب أن تعمل الجهة أو المؤسسة بكافة طاقتها لتحقيق أعلى مستوى ممكن من الجودة.
  • كلما أتسعت نشاطات الهيئة أو المؤسسة كلما زادات المهام والأدوار الخاصة بمدير المكتب.

مهام مدير المكتب الإدارية

يتعين على مدير المكتب القيام بعدد من المهام الإدارية الهامة والتي يمكن حصرها في:

  • فحص البريد الإلكتروني للمسؤول وتنظيم المعاملات اليومية وتوزيع الإختصاصات بما يضمن عدم توقف حركة العمل.
  • تقييم المعاملات اليومية وعرض الهام منها على المسؤول لإتخاذ القرارات بشأنها.
  • إدارة الأعمال الخاصة بالمكتب.
  • استقبال أوامر وتعليمات المسؤول وصياغتها في شكل مناسب قبل توزيعها على جهات الإختصاص للبدء في تنفيذها.
  • وضع الجداول التنظيمية التي تساعد في التنسيق مع مدراء الإدارات التابعة للمسؤول.
  • إجراء الإتصالات اليومية الضرورية لتنظيم العمل واستقبال المكالمات الهامة والرد عليها.
  • وضع جداول الميزانية الخاصة بالمكتب وتنظيمها.
  • مناقشة المشاكل الخاصة بالعمل مع مدراء الإدارات والعمل على حلها دون اشغال المسؤول بها.
  • المشاركة في تطوير الهياكل التنظيمية وابداء الرأي في تعيين الموظفين بالأقسام المختلفة.
  • الإشراف على كافة الأمور المتعلقة بالمكتب وإجراء عمليات الصيانة له.
  • تنظيم ومراجعة برامج الخدمات الطبية والتأمين الصحي لكافة العاملين بالمؤسسة.
  • تحديث الأنظمة المكتبية أو الإدارية والإشراف على تشغيلها.
  • المشاركة في اللجان الإدارية.
  • وضع أجهزة الأمن والأمان داخل المكتب.
  • استغلال الفرص وتطويع كافة الوسائل من أجل رفع كفاءة المكتب والهيئة بأكملها.
  • المشاركة في عمليات التخطيط الإستراتيجي الخاصة بالإدارة والهيئة.

مهام مدير المكتب الخاصة بالمسؤول

يقوم مدير المكتب بعدد من المهام المتعلقة بالمسؤول والتي منها:

  • تنظيم المواعيد الخاصة بالمسؤول.
  • تنظيم المهام الخاصة بالمسؤول حسب وقته وجدول أعماله اليومي.
  • تنظيم مقابلات المسؤول خارج الهيئة.
  • قراءة البريد الإلكتروني للمسؤول بشكل منتظم ودوري وتقديم الهام منه للمسؤول من أجل الإطلاع عليه.
  • تنظيم كافة الإستشارات الإدارية للمدراء في الأقسام المختلفة وعرضها على المسؤول في الوقت المناسب.
  • تنظيم الدراسات والإحصائيات التي يوجه المسؤول الوحدات والأقسام المختلفة للقيام بها.
  • تنظيم مواعيد الإجتماعات وحضورها ورفع التقارير بشأنها تتضمن النتائج والملاحظات.
  • تجهيز التقارير التي تتعلق بمستوى الإنتاج وأداء الموظفين في القطاعات والأقسام المختلفة.
  • تنظيم مواعيد سفريات العمل الخاصة بالمسؤول وفق الأهمية.
  • تمثيل المسؤول في بض الإجتماعات والمقابلات.
  • استقبال ضيوف المسؤول وإدخالهم لمقابلته بنظام.
  • تثقديم الإعتذارات عن عدم حضور المسؤول لبعض الإجتماعات والمقابلات والنيابة عنه.
  • مرافقة المسؤول في جميع الندوات والمؤتمرات والحفلات الرسمية ورفع تقارير عنها لتوضيح أهم ما جاء بها.

مهام مدير المكتب الخاصة بالمرؤوسين

  • الإشراف على العاملين في السكرتارية والعلاقات العامة وتقسيم العمل وتوزيع الإختصاصات بينهم.
  • متابعة حصول كافة العاملين في الشركة على الدورات التدريبية اللازمة.
  • تنظيم الأعمال والمهام على العاملين في المكتب والأقسام ذات الصلة به.
  • تقييم أداء موظفي المكتب ومراقبة انتاجيتهم.
  • بكون مدير المكتب حلقة الوصل بين الموظفين والمسؤول ويساهم في شرح مشاكلهم وايصال أصواتهم.
  • يقوم مدير الكتب باختيار المتميزين من بين العاملين ويقوم بترشيحهم للحصول على المكافآت.

شروط اختيار مدير المكتب

كما ذكرنا لكم يقوم مدير المكتب بالعديد من المهام ويشرف على قطاعات عديدة لذلك يجب أن تتوافر فيه هذه الشروط:

  • أن يكون لديه خبرة عملية لا تقل عن 10 سنوات في مجالات ” السكرتارية، العمل الإداري، الموارد البشرية”.
  • أن يكون مؤهل علميًا بشكل يتناسب مع اختصاصات ومجالات عمل الوظيفة.
  • أن يتقن لغة أجنبية أخرى بجانب لغته الأم.
  • أن تكون لديه مهارات القيادة وإدارة الفريق.
  • يجب أن يجيد استخدام برامج وتطبيقات الحاسب الآلي.
  • أن يجيد القيام بالأرشفة وحفظ البيانات.
  • أن يكون متابع جيد وقادر على فهم مديره وفهم الأسلوب الذي يتعامل به.
  • أن يكون جيد في كتابة الخطابات والتقارير.
  • أن تكون لديه مهارة كبيرة في إدارة الوقت.
  • أن يكون متحدث لبق ولديه القدرة على التواصل مع الآخرين بشكل جيد.
  • أن يقوم بالحفاظ على سرية الأعمال.
  • أن يكون حسن التصرف ولديه القدرة على حل المشكلات.
  • يجب أن يكون قادر على حل النزاعات وإيجاد الحلول.
  • يجب أن يتعلم مدير المكتب طريقة ضبط النفس والتحكم في الإنفعالات.
  • يشترط في مدير المكتب الأناقة وحسن المظهر.

عرضنا لكم متابعينا عبر هذه المقالة مهام مدير المكتب، للمزيد من المعلومات راسلونا عبر التعليقات أسفل المقالة، وسوف نقوم بالرد عليكم خلال أقرب وقت.

X

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *