رسالة الكترونية تدعو فيها مديري الفروع في الشركة لاجتماع
تعتمد الكثير من الشركات على قسم العلاقات العامة لتسيير الاجتماعات التي يعقدها المدراء من أجل مناقشة القضايا الهامة التي تخص مصلحة العمل وتتعلق بالموظفين وتناقش أوضاعهم المختلفة.
محتوى المقال
رسالة الكترونية للدعوة إلى اجتماع
التاريخ: …/…/2020
رسالة موجة إلى السيد/ السيدة….. المحترم/ المحترمة….
ندعو حضراتكم لحضور الإجتماع الخاص بمجلس ادارة الشركة مشكل بجميع أعضائه….
يسرني أن أقدم لحضراتكم دعوة لحضور مجلس إجتماع الشركة ”كتابة اسم الشركة”المنعقد في تمام الساعة ”كتابة الساعة”صباحًا/ مساءً وذلك في يوم ”تحديد اليوم”الموافق ”كتابة التاريخ”وذلك لمناقشة القضايا التالية ”تحديد موضوع المناقشة”وإتخاذ القرارات التالية ….
مع كامل احترامي وتقديري لسيادتكم ….. والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته …
التوقيع: ……
نموذج دعوة مديري الفروع للإجتماع
دعوة لحضور اجتماع مجلس اجتماع شركة ……
التاريخ : …./…./2020
ندعو حضراتكم الإستاذ/ الإستاذة…..
تحية طيبة وبعد
ندعو حضراتكم مدير قسم ….. لحضور اجتماع مجلس شركة ”كتابة اسم الشركة”المنعقد في يوم …. الموافق ”كتابة التاريخ”في تمام الساعة …. صباحًا/ مساءً بمقر الشركة في ”كتابة الموقع والمقر”وذلك لإجراء أمر انتخاب رئيس مجلس إدارة الشركة ونائب الرئيس وتعيين أمين السر.
مع كامل احترامي وتقديري لسيادتكم ….. والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
التوقيع:….. المسؤول عن قسم العلاقات العامة بشركة ….
الدعوة الإلكترونية لإجتماع مديري الشركة
- تعتبر الدعوة الإلكترونية من أكثر الوسائل المستخدمة التي يتم الإعتماد عليها لإخبار مديري الأفرع لحضور مناقشة القضايا الهامة.
- تساهم الدعوة الإلكترونية في توفير الكثير من الوقت والجهد الذي قد يضيع في الذهاب إلى المديرين في أقسامهم واعلامهم بالحضور.
- ويتم اعداد الرسالة الإلكترونية من خلال ملء النموذح السابق وتحديد اسم المدير وارسال الرسالة بشكل جماعي إلى كافة المديرين.
- ويتم توجيه الدعوة الإلكترونية عبر أكثر من وسيلة منها البريد والفيس بوك والتويتر وغيرها من وسائل التواصل.
- وفي العادة يتم تنظيم الإجتماعات في مقر الشركة الرئيسي ولكن بعد انتشار فيروس كورونا أصبحت الإجتماعات تتم عبر الإنترنت من خلال تقنية الفيديو كونفرانس.
كيفية اعداد دعوة الكترونية لمديري الفروع
- يجب أن يتم اعداد الرسالة الإلكترونية بصيغة واضحة وجيدة ومتكاملة موجهة لكافة أطراف الإجتماع.
- يجب استيفاء كافة البيانات التي تتعلق بالإجتماع في الرسالة وذلك بما يشمل الموعد والتاريخ والساعة كما يجب تحديد مقر الإجتماع.
- يتوجب أن تبدأ الرسالة بتوجيه التحيات التي تفتح المجال لطرح الموضوع.
- ويجب التنويه في الرسالة إلى موضوع الإجتماع والهدف منه في جملة بسيطة وغير معقدة بحيث تسهل على المتلقي التعرف عليها وفهمها.
- ويجب ختام الرسالة بجملة ”مع كامل احترامي”والتوقيع من المرسل والإفادة بإنتظار تأكيد الحضور من عدمه.
دعوة الكترونية للإجتماع عبر الفيس بوك
يتجه بعض مسؤولي العلاقات العامة لإرسال الدعوة الإلكترونية من خلال الفيس بوك نظرًا لأنه يتيح فرصة أكبر للتواصل ويتم ذلك من خلال:
- يتم الضغط على الزر الخاص بالدعوة على الفيس بوك والذي يوجد أسفل صورة الغلاف الشخصي.
- يمكن أيضًا انشاء جروب أو صفحة وتحديد البيانات الخاصة بالاجتماع به ومن ثم دعوة الأشخاص المعنين بالأمر.
شاهد المزيد:- مواعيد التسجيل في الكلية التقنية
أهمية الدعوة الإلكترونية لاجتماع الشركات
- تتميز الدعوات الإلكترونية بسرعة وصولها إلى جميع المعنين بالأمر في نفس التوقيت.
- تساعد الدعوات الإلكترونية في إزالة الغموض عن موضوع الإجتماع حيث توضح البيانات الخاصة بها الموعد والمكان والهدف من الإجتماع.
- تعطي الدعوة الإلكترونية لأعضاء الإجتماع فرصة للتحضير عن الموضوع وإعداد جدول أعمالهم وحصر المعلومات والبيانات المتوفرة لديهم عن الموضوع.
- تساعد الدعوة للإجتماع في الخروج بنتائج إيجابية منه حيث يكون الجميع مهيئ بشكل كامل للنقاش مما يساعد في الحصول على نتائج مجزية منه وبالتالي تفادي تأجيله.
- تيسر الدعوة الإلكترونية من امكانية التواصل بين المديرين قبل الإجتماع مما يساهم في إزالة سوء الفهم حول المواضيع العالقة.
- في حال عقد اجتماعات مفاجئة دون وجود دعوة مسبقة يتسع الفارق بين الحاضرين ويميل الإجتماع لصالح قوة معينة عن غيرها ولا يتم الحصول على النتائج المرجوة.
سلبيات الدعوة الإلكترونية
على الرغم من المميزات الكثيرة التي تتيحها الدعوات الإلكترونية إلا إن لها بعض العيوب التي تتمثل في:
- بعض المديرين قد لا يتثنى لهم فرصة لرؤية بريدهم الإلكتروني وبالتالي يضيع عليهم فرصة حضور الإجتماع وإبداء الرأي في القضايا التي يتم مناقشتها.
- قد يغفل مسؤول العلاقات العامة دعوة أحد الأفراد لحضور الإجتماع وهو ما يتسبب في حدوث أزمة.
- قد تغفل الدعوة الإلكترونية ذكر بعض المعلومات الهامة مما يتسبب في حدوث حالة من الإبهام حول الاجتماع.
شاهد المزيد:- طريقة طباعة شهادة الزكاة والدخل الالكترونية