التخطي إلى المحتوى

كيفية كتابة رسالة إدارية نموذج جاهز، تُعتبر الرسائل الإدارية من أهم الأشياء التي يجب أن يعرفها الناس والمُوظفين، ويجب أن يكونوا على علم بطريقة كتابتها وما قد تحتويه بداخلها، حيث يوجد كثير من الأنواع المُختلفة منها ولها العديد من المكونات التي ينبغي الإلمام بها، لذلك يجب على كل مُوظف أن يكون على دراية كاملة ومعرفة كيفية كتابة رسالة إدارية بشكل صحيح، وأن يلتزم بجميع الشروط والمواصفات التي يجب أن تتوفر بها دون زيادة أو نُقصان.

كيفية كتابة رسالة إدارية

يجب على الموظفين أو المجلس الإداري أن يكونوا على دراية كبيرة بكيفية كتابتها، كما ينبغي عليهم التعرف على أنواع النماذج الخاصة بها، ويتم كتابتها كالآتي:

  • يجب على المُرسل أن يقوم بالتعريف عن نفسه بكتابة عنوانه حتى لو كان الشخص المُرسل إليه على معرفة به، ويُكتب ذلك في بدايتها.
  • يبتعد عن ذكر الأمور الشخصية، إذا كان على معرفة بالمُرسل إليه، حتى لا تقع الرسالة في يد أحد المُوظفين ويقوم بقراءتها.
  • ينبغي أن يقوم بالرد على الرسالة في أسرع وقت، لأن حدوث غير ذلك يُعد من الإهمال.
  • كما أن التأخير في الرد من الممكن أن يُسبب بعض المشاكل إلى المُرسل.
  • يجب عليه أن يبتعد كل البعد عن الألفاظ الصعبة، بالإضافة إلى عدم وجود أي أخطاء إملائية، ويجب عليه أن يقوم بقراءتها بعد كتابتها أكثر من مرة قبل الإرسال.
  • ينبغي عليه أن يكتب الكلام بطريقة يكون واضح المعنى ويبتعد عن الاختصارات، حتى لا يُؤدي إلى الفهم الخطأ لدى المُرسل إليه.
  • يلزم أن يكتب عنوان الرسالة بطريقة واضحة.
  • يقوم بتحديد إلى من يتم إرسال الرسالة حتى لا يحدث أي أخطاء.
  • يجب أن يبتعد عن كتابة المواضيع الغير هامة وأن يقوم باستخدام علامات الترقيم بطريقة جيدة، لأنها مُفيدة جدًا.
  • يجب على الشخص المُرسل أن يقوم بوضع التوقيع الخاص بالشركة حتى لا يحدث أي خطأ.
  • يحظر عليه أن يقوم بتوضيح أي معلومات سرية مُتعلقة بالشركة، حتى لا تقع في أيدي المنافسين لها، لذا كان من الضروري معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية بصورة سليمة.

كيفية كتابة رسالة إدارية

كيفية كتابة رسالة إدارية

نماذج الرسائل الإدارية

نموذج خاص بطلب الملف الإداري:

  • يتم كتابة اسم الشركة.
  • ثم كتابة التاريخ الذي تم إرسال الرسالة به.
  • يتم كتابة اسم المرسل إليه: إلى السيد المدير.
  • البدء بالتحية.
  • بعد ذلك كتابة الموضوع فمثلاً يكون “أطلب ملف إداري”، أو “أطلب تقديم المساعدة اللازمة في توفير الملف”.
  • نهاية الرسالة يُكتب “تحية مع خالص إحترامي وتقديري”.
  • كتابة اسم الموظف الذي أُرسل إليه الرسالة.
  • توقيع المُرسل.

نموذج خاص بطلب تأجيل اجتماع

  • يتم كتابة جملة “تأجيل عقد اجتماع” في الجهة العلوية.
  • ذكر التاريخ.
  • يُكتب “إلى السيد المدير العام” أو “مدير الإدارة”.
  • تحية طيبة وبعد.
  • بعد ذلك يتم ذكر تأجيل الاجتماع مع توضيح الأسباب التي من خلال تم تقديم هذا الطلب.
  • كتابة اسم الشخص المشرف على الاجتماع.
  • توقيع المُرسل.

نموذج طلب صيانة

  • هذا النموذج يتم إرساله إلى رئيس قسم الصيانة.
  • نبدأ بالتحية: “تحية طيبة وبعد”.
  • كتابة التاريخ.
  • الموضوع: وهو “طلب صيانة الكمبيوتر ” على سبيل المثال، مع ذكر القسم وكتابة الأسباب التي أدت إلى طلب الصيانة.
  • بعد ذلك تُكتب كافة البيانات المُتعلقة بأجهزة الكمبيوتر، مثل: نوع الأجهزة، نظام تشغيلها، وبناءًا على ذلك يتم اتخاذ الإجراءات المُناسبة.
  • الإنهاء بالتحية مثل قول “مع فائق تقديري واحترامي”.
  • كتابة اسم المُوظّف المُرسَل له الطلب.
  • توقيع المُرسِل.

يُمكنك الإطلاع على: نموذج شكوى ادارية ضد موظف 2021

شاهد أيضا:

المقصود بالرسائل الإدارية

تُعتبر من الأشكال الرسمية في العمل الذي يقوم به الموظف، حيث يقوم بإرسالها إلى مُوظف أخر أو إلى مديره في العمل، ويجب أن تكون هذه الرسائل مُتصفة بالصفة الرسمية، من أجل الحصول على بعض الإجابات بخصوص عمل ما.

مكونات الرسائل الإدارية

يجب على من يُريد أن يكتب هذا النوع من الرسائل أن يكون على معرفة ماهية وطبيعة المُكونات التي يجب أن تتواجد بداخلها، والتي يُمكن توضيحها من خلال ما يلي:

الترويسة

  • يجب أن تتواجد في الجزء الأعلى من الرسالة، ويتم فيها كتابة العنوان الخاص بالشركة بشكل مُفصل.

الرقم

  • في هذا الجزء يتم كتابة الموضوع الذي من أجله تُكتب هذه الرسالة، كما يجب الإشارة إلى الترتيب في دفاتر الشركة، ويُمكن أن يطلق عليها اسم الإشارة.

التاريخ

  • يتم كتابة هذا الجزء في الركن الأيمن من الجزء الأعلى في الرسالة، ويتم الإشارة إلى عنوان المرسل وتحديد اليوم والشهر والسنة التي تم إرسالها فيه.

مركز المُرسل إليه وعنوانه

  • يتم توضيح عنوان المرسل والمنصب الذي يشغله بالشركة وذلك فى الركن الأيمن باللغة العربية، وفي الجهة المقابلة يُكتب الاسم باللغة الإنجليزية.

التحية الافتتاحية

  • يتم فيها كتابة المُقدمة الافتتاحية مثل “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.

موضوع الرسالة

  • يتم كتابة المضمون من خلال بعض الكلمات التي تُوضح المعنى والمغزى منها.

جسم الرسالة

  • يتم هنا كتابة الموضوع الخاص ويكون الكلام واضح وسهل، ويُفضل استخدام ألفاظ بسيطة والتحدث في الموضوع نفسه.

التحية الخاتمة

  • هي الخاتمة لموضوع الرسالة ويتم كتابتها بطريقة جيدة ومُمتازة ومُنمقة.

التوقيع

  • يقوم المُرسل بإضافة توقيعه إلى جانب مكانته داخل الشركة في النهاية.

المُرفقات

  • يُقصد بعض الأوراق المُتعلقة بموضوع الرسالة وفي حالة تواجدها يجب أن يتم كتابتها.

المُرسل إليهم

  • في النهاية يتم كتابة الأشخاص المُرسل إليهم و مكانتهم الوظيفية.

استخدامات الرسائل الإدارية

  • تُعد من أشكال التواصل بين الأطراف وبعضها البعض، سواء رسائل خطية أو رسائل إلكترونية.
  • يُمكن توضيح العديد من الأشياء من خلالها مثل تحديد مواعيد الاجتماعات، أو بعض الأشياء في العمل.
  • كما يُمكن استخدامها في وضع بعض التكاليف المُهمة للمُوظفين من أجل عملهم.
  • تُستخدم من أجل مُخاطبة الشركات وبعضهم البعض بصفة رسمية، أو مخاطبة الشركة والناس العاديين من أجل تحقيق أهداف معينة.
  • تُعد من الأشياء التي تعود بالنفع على الشركات وأماكن العمل، لذلك علينا معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية بشكل نموذجي.

أنواع المراسلات الإدارية

يوجد العديد من أشكال الرسائل الإدارية التي يتم استعمالها داخل سوق العمل وهي كالتالي:

الرسالة الإدارية العامة

  • هي التي يتم إرسالها بين الإدارات المُختلفة من أجل أن يكون بينهم اتصالات في الأشياء الخاصة بالعمل والمتشابهة مع بعضها.
  • من خلالها يتم الحصول على معلومات هامة تتعلق بطبيعة العمل، وتكون تلك الرسائل رسمية جدًا.
  • يجب الإشارة إلى أنه يوجد اختلاف بين الرسائل الإدارية التي يتم إرسالها بين الموظفين، وبين تلك التي يتم إرسالها بين الأقسام المختلفة داخل الشركة الواحدة.

المذكرة الإدارية

  • واحدة من أشكال الرسائل الإدارية ولكنها تكون صغيرة لا تتعدى الصفحة الواحدة.
  • يتم من خلالها تحديد بعض المهام التي يجب أن يقوم الموظفين بها، والتى يجب عليهم فعلها خلال مدة مُعينة أو إخطارهم بمواعيد الاجتماعات.

التقرير الإداري

  • إحدى أنواع الرسائل الإدارية التي يُمكن من خلالها توضيح الكثير من المعلومات وتكون مُكتوبة أو شفوية.
  • طبيعة المعلومات المذكورة بها تتعلق بموضوع ما من أجل التوضيح، وبعضها تكون خاصة ومن أجلها تم كتابة هذا التقرير.
  • تهدف هذه النوعية من التقارير إلى جعل المُوظفين يستطيعون اتخاذ بعض الإجراءات، في العمل الخاص بهم داخل الشركة أو المؤسسة، لذلك عليهم معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية .

في الختام وبعد معرفة أهمية الرسائل الإدارية داخل الشركات، وكونها تُعد من الأمور التي لا يُمكن الاستغناء عنها داخل المؤسسات، ينبغي على كل من يعمل داخل هذا المجال أن يُلم بمعرفة كل ما يتعلق بها، بالإضافة إلى معرفة كيفية كتابة رسالة إدارية على الوجه الصحيح، وضرورة تجنب بعض الأخطاء التي يُمكن أن تُسبب له عدة مشاكل إذا ما تواجدت داخل الرسالة، كما يجب عليه أن يكون على معرفة بنوعية الصيغ المُختلفة لها.

عزيزي القارئ نتمنى أن نكون قد قدمنا كافة المعلومات لموضوع كيفية كتابة رسالة إدارية نموذج جاهز عبر موقع التأمينات عبر موقع محتوى ونحن على أتم الاستعداد للرد على إستفساراتكم في أسرع وقت.

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *